Es el proceso de idear, negociar, poner en vigor y gestionar contratos entre una empresa y sus clientes, socios, proveedores u otras partes interesadas. El principal objetivo es garantizar que los contratos se gestionen eficientemente en todos los ámbitos, desde la negociación inicial hasta la terminación o renovación. Las organizaciones pueden reducir los riesgos, aumentar el valor de los contratos y garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios mediante el uso de una gestión de contratos eficaz. La base de cualquier negocio es un contrato. Hasta el 80% de los contactos comerciales podrán regirse por acuerdos o contratos.
El departamento jurídico interno nunca tendrá tiempo para completar tareas operativas o estratégicas cruciales si la revisión del contrato consume todo su tiempo. Los servicios de gestión de contratos ayudarán a los equipos porque las tareas administrativas repetidas pueden consumir hasta el 30% de su tiempo.
Cuando los contratos no son monitoreados y mantenidos durante toda su vida útil, existe un peligro significativo de que se pierda dinero, aumenten los costos, se incumplan los plazos para el cumplimiento legal y regulatorio y otras responsabilidades, habrá más posibilidades de litigios, etc.
Esto implica formular y redactar el contrato original, que especifica los términos, condiciones, compromisos y exigencias de ambas partes. Para confirmar la validez del contrato y la compatibilidad con los objetivos de la organización, en este paso a menudo participan especialistas legales y de adquisiciones.
Negociar los términos del contrato para llegar a un acuerdo que sea mutuamente beneficioso y legalmente sólido. Puede ser necesario hablar entre las partes para llegar a un acuerdo sobre las condiciones.
Examinar el contrato en detalle para asegurarse de que satisfaga los objetivos de la organización y se ajuste a los requisitos legales. Encontrar posibles peligros o problemas es parte de esto.
Aprobación del contrato
Obtener los consentimientos requeridos de las partes interesadas de la organización apropiadas, como la alta dirección o las divisiones legales.
La firma formal y el inicio del contrato por todas las partes involucradas.
Seguimiento y vigilancia continua del cumplimiento del contrato durante toda su vida. Esto implica monitorear los indicadores clave de desempeño, asegurarse de que todos cumplan con sus compromisos y abordar cualquier desviación o problema.
Asegurar que el contrato cumple con todas las leyes y regulaciones aplicables. Para ello pueden ser necesarias auditorías y evaluaciones periódicas.
Elegir si extender el contrato cuando expire, rescindirlo o negociar un nuevo acuerdo.
Almacenar y organizar adecuadamente los documentos y datos relacionados con el contrato para garantizar un fácil acceso y recuperación cuando sea necesario.
Identificar y mitigar los riesgos potenciales asociados con el contrato, como riesgos financieros, legales u operativos.
Proporcionar informes periódicos y actualizaciones sobre el desempeño del contrato a las partes interesadas relevantes dentro de la organización.
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